Nejčastější účetní chyby malých podnikatelů a s.r.o.
U malých firem často nevznikají nejdražší chyby přímo při účtování. Problém začíná dříve, když podnikatel udělá obchodní rozhodnutí bez znalosti jeho účetních, daňových nebo právních dopadů. Typickým příkladem je používání firemního účtu jako osobní peněženky, pozdní předávání dokladů nebo přehlížení DPH u zahraničních služeb. Většině těchto situací lze přitom předejít, pokud se účetní nebo daňový poradce zapojí včas. Nejčastější omyl: „Firma jsem přece já“ U jednočlenných s.r.o. vzniká velmi snadno pocit, že majetek společnosti je zároveň majetkem jejího vlastníka. Právně to tak ale není. Společnost s ručením omezeným je samostatná právnická osoba. Má vlastní majetek, závazky, účetnictví a odpovědnost. Nic na tom nemění ani skutečnost, že má pouze jednoho společníka, který je současně jednatelem a celý podnik fakticky řídí. Peníze na bankovním účtu s.r.o. nejsou osobními penězi společníka. Stejně tak automobil, počítač, nemovitost nebo jiné vybavení pořízené společností patří společnosti, nikoli jejímu vlastníkovi. Pokud má například firemní automobil přejít do soukromého vlastnictví společníka, nejde jen o administrativní převod. Transakce může mít účetní, daňové i právní dopady. Je třeba řešit mimo jiné ocenění, daňový režim a pravidla pro transakce mezi společností a spojenou osobou. Firemní pokladna není osobní peněženka V malých společnostech bývá častým problémem také pokladna. Firma například přijímá část tržeb v hotovosti, ale peníze se nikdy neobjeví na bankovním účtu. Nebo jednatel vybírá hotovost z firemního účtu, aniž by následně doložil odpovídající firemní výdaj. Účetně potom hotovost stále existuje v pokladně. Ve skutečnosti už ji ale majitel mohl dávno použít pro soukromé účely. Postupně tak může vzniknout vysoký účetní zůstatek pokladny, který fyzicky neexistuje. To není jen účetní nepříjemnost. Problém se může projevit při daňové kontrole, právním sporu nebo insolvenci. Insolvenční správce se bude ptát, kde se peníze podle účetnictví skutečně nacházejí a kdo s nimi disponoval. Nejbezpečnější pravidlo je jednoduché: osobní a firemní finance držet důsledně odděleně. Společník a jednatel nejsou totéž Jedna osoba může ve společnosti zastávat dvě odlišné role. Společník vlastní podíl ve firmě. Jednatel společnost řídí a odpovídá za její obchodní vedení. U malých s.r.o. jde často o stejnou osobu, ale právní povinnosti jednotlivých rolí se liší. Jednatel musí postupovat s péčí řádného hospodáře. Má jednat loajálně, informovaně a v zájmu společnosti. Tato povinnost neplatí jen pro velké korporace. Stejně se vztahuje na malé rodinné společnosti nebo s.r.o. s jediným vlastníkem. Dobře je to vidět na rozdělení zisku. O rozdělení zisku rozhoduje valná hromada, tedy společníci. Samotnou výplatu však následně řeší jednatel. Před výplatou musí ověřit, zda společnost splňuje všechny zákonné podmínky. Nestačí pouze to, že má na bankovním účtu dostatek peněz. Je nutné posoudit například účetní možnosti rozdělení zisku, vlastní kapitál a schopnost společnosti plnit své závazky. Výplata nesmí společnost přivést do úpadku. Pokud je vyplacení nezákonné, odpovědnost může dopadnout právě na jednatele. Účetní se o důležitém rozhodnutí dozví až z faktury Další častá chyba vzniká tím, že účetní vstupuje do procesu příliš pozdě. Podnikatel koupí automobil. Pořídí nemovitost. Přijme prvního zaměstnance. Podepíše smlouvu se zahraničním zákazníkem. Získá investora. Účetní se o tom často dozví až o několik týdnů později při zpracování dokumentů. V tu chvíli už ale může být pozdě měnit smluvní podmínky, datum plnění, strukturu transakce nebo způsob financování. Účetní pak neřeší optimální nastavení, ale pouze následky rozhodnutí, které už proběhlo. U významnějších obchodních kroků je proto vhodné konzultovat účetní a daňové dopady ještě před podpisem smlouvy nebo uskutečněním transakce. Účetnictví nelze kvalitně vést zpětně Část podnikatelů předává účetní doklady jednou za měsíc těsně před termínem přiznání k DPH. Jiní je posílají až před účetní závěrkou nebo po několika připomínkách. Zákonné povinnosti lze často i za těchto podmínek technicky zvládnout. Firma tím ale přichází o jednu z hlavních hodnot účetnictví, tedy aktuální informace o svém podnikání. Bez průběžných dat je obtížné včas vidět například: Účetní navíc potřebuje nejen faktury, ale někdy i smlouvy, objednávky, bankovní informace, celní dokumenty nebo vysvětlení konkrétních transakcí. Pokud si účetní vyžádá doplňující dokumentaci, obvykle nejde o zbytečnou administrativu. Informaci potřebuje proto, aby mohl transakci správně zaúčtovat a daňově posoudit. Elektronické předávání dokladů během měsíce je proto výrazně efektivnější než jednorázové odevzdání celé složky před termínem. Faktura ještě neznamená daňově uznatelný náklad Rozšířeným omylem je také představa, že každý výdaj doložený fakturou je automaticky daňově uznatelný. Není. Pro daňové posouzení je rozhodující především souvislost výdaje s podnikatelskou činností společnosti a dosažením, zajištěním nebo udržením jejích zdanitelných příjmů. Doklad sám o sobě tuto souvislost neprokazuje. Podnikatel by si měl u každého spornějšího výdaje položit jednoduchou otázku: Souvisí tento náklad skutečně s činností společnosti? Problémy často vznikají například u soukromých nákupů placených firemní kartou, cestování, elektroniky, automobilů nebo výdajů, které mají současně osobní využití. DPH se neřeší až při vystavení faktury U DPH se mnoho chyb objeví proto, že podnikatel začne správný režim řešit až ve chvíli, kdy chce vystavit fakturu. Jenže způsob zdanění často závisí už na konstrukci celé transakce. Důležité může být například: Pokud obchodní smlouva tyto otázky řeší nejasně, může vzniknout problém při fakturaci i při samotném přiznání DPH. Správná otázka proto často nezní pouze „Jak mám vystavit fakturu?“, ale spíše „Jak máme správně nastavit celou transakci?“. Zahraniční služby jsou častou pastí Digitalizace znamená, že dnes má téměř každý podnikatel vztah se zahraničním dodavatelem, i když si to neuvědomuje. Typickými příklady jsou služby: Platba firemní kartou za online předplatné může představovat přijetí služby od společnosti se sídlem v jiném členském státě EU nebo mimo Evropskou unii. To může mít přímé důsledky pro DPH. Neplátci může například vzniknout povinnost registrace jako identifikovaná osoba. Následně musí přiznat českou DPH u příslušné přeshraniční služby. Proto by podnikatel měl účetní informovat o zahraničních online službách stejně jako o jakémkoli jiném zahraničním dodavateli. Faktury za online služby často nikdo nepředá účetní Další problém je velmi praktický. Faktura za tradiční službu obvykle přijde e-mailem. U některých online platforem ji ale musí uživatel stáhnout přímo z administrace svého účtu. Podnikatel zaplatí kartou a službu dál používá, ale účetní dostane pouze transakci z banky. Chybí jí faktura a informace o tom: To může vést k nesprávnému přiznání DPH nebo úplnému přehlédnutí registrační povinnosti. Proto je vhodné mít interní proces, v rámci kterého se faktury
Nejčastější účetní chyby malých podnikatelů a s.r.o. Číst více »









