U malých firem často nevznikají nejdražší chyby přímo při účtování. Problém začíná dříve, když podnikatel udělá obchodní rozhodnutí bez znalosti jeho účetních, daňových nebo právních dopadů. Typickým příkladem je používání firemního účtu jako osobní peněženky, pozdní předávání dokladů nebo přehlížení DPH u zahraničních služeb. Většině těchto situací lze přitom předejít, pokud se účetní nebo daňový poradce zapojí včas.
Nejčastější omyl: „Firma jsem přece já“
U jednočlenných s.r.o. vzniká velmi snadno pocit, že majetek společnosti je zároveň majetkem jejího vlastníka.
Právně to tak ale není.
Společnost s ručením omezeným je samostatná právnická osoba. Má vlastní majetek, závazky, účetnictví a odpovědnost. Nic na tom nemění ani skutečnost, že má pouze jednoho společníka, který je současně jednatelem a celý podnik fakticky řídí.
Peníze na bankovním účtu s.r.o. nejsou osobními penězi společníka. Stejně tak automobil, počítač, nemovitost nebo jiné vybavení pořízené společností patří společnosti, nikoli jejímu vlastníkovi.
Pokud má například firemní automobil přejít do soukromého vlastnictví společníka, nejde jen o administrativní převod. Transakce může mít účetní, daňové i právní dopady. Je třeba řešit mimo jiné ocenění, daňový režim a pravidla pro transakce mezi společností a spojenou osobou.
Firemní pokladna není osobní peněženka
V malých společnostech bývá častým problémem také pokladna.
Firma například přijímá část tržeb v hotovosti, ale peníze se nikdy neobjeví na bankovním účtu. Nebo jednatel vybírá hotovost z firemního účtu, aniž by následně doložil odpovídající firemní výdaj.
Účetně potom hotovost stále existuje v pokladně. Ve skutečnosti už ji ale majitel mohl dávno použít pro soukromé účely.
Postupně tak může vzniknout vysoký účetní zůstatek pokladny, který fyzicky neexistuje.
To není jen účetní nepříjemnost. Problém se může projevit při daňové kontrole, právním sporu nebo insolvenci. Insolvenční správce se bude ptát, kde se peníze podle účetnictví skutečně nacházejí a kdo s nimi disponoval.
Nejbezpečnější pravidlo je jednoduché: osobní a firemní finance držet důsledně odděleně.
Společník a jednatel nejsou totéž
Jedna osoba může ve společnosti zastávat dvě odlišné role.
Společník vlastní podíl ve firmě. Jednatel společnost řídí a odpovídá za její obchodní vedení.
U malých s.r.o. jde často o stejnou osobu, ale právní povinnosti jednotlivých rolí se liší.
Jednatel musí postupovat s péčí řádného hospodáře. Má jednat loajálně, informovaně a v zájmu společnosti. Tato povinnost neplatí jen pro velké korporace. Stejně se vztahuje na malé rodinné společnosti nebo s.r.o. s jediným vlastníkem.
Dobře je to vidět na rozdělení zisku.
O rozdělení zisku rozhoduje valná hromada, tedy společníci. Samotnou výplatu však následně řeší jednatel.
Před výplatou musí ověřit, zda společnost splňuje všechny zákonné podmínky. Nestačí pouze to, že má na bankovním účtu dostatek peněz.
Je nutné posoudit například účetní možnosti rozdělení zisku, vlastní kapitál a schopnost společnosti plnit své závazky. Výplata nesmí společnost přivést do úpadku.
Pokud je vyplacení nezákonné, odpovědnost může dopadnout právě na jednatele.
Účetní se o důležitém rozhodnutí dozví až z faktury
Další častá chyba vzniká tím, že účetní vstupuje do procesu příliš pozdě.
Podnikatel koupí automobil. Pořídí nemovitost. Přijme prvního zaměstnance. Podepíše smlouvu se zahraničním zákazníkem. Získá investora.
Účetní se o tom často dozví až o několik týdnů později při zpracování dokumentů.
V tu chvíli už ale může být pozdě měnit smluvní podmínky, datum plnění, strukturu transakce nebo způsob financování.
Účetní pak neřeší optimální nastavení, ale pouze následky rozhodnutí, které už proběhlo.
U významnějších obchodních kroků je proto vhodné konzultovat účetní a daňové dopady ještě před podpisem smlouvy nebo uskutečněním transakce.
Účetnictví nelze kvalitně vést zpětně
Část podnikatelů předává účetní doklady jednou za měsíc těsně před termínem přiznání k DPH. Jiní je posílají až před účetní závěrkou nebo po několika připomínkách.
Zákonné povinnosti lze často i za těchto podmínek technicky zvládnout. Firma tím ale přichází o jednu z hlavních hodnot účetnictví, tedy aktuální informace o svém podnikání.
Bez průběžných dat je obtížné včas vidět například:
- zhoršující se cash flow,
- rostoucí počet nezaplacených faktur,
- výrazný růst nákladů,
- problém s marží,
- blížící se daňovou povinnost.
Účetní navíc potřebuje nejen faktury, ale někdy i smlouvy, objednávky, bankovní informace, celní dokumenty nebo vysvětlení konkrétních transakcí.
Pokud si účetní vyžádá doplňující dokumentaci, obvykle nejde o zbytečnou administrativu. Informaci potřebuje proto, aby mohl transakci správně zaúčtovat a daňově posoudit.
Elektronické předávání dokladů během měsíce je proto výrazně efektivnější než jednorázové odevzdání celé složky před termínem.
Faktura ještě neznamená daňově uznatelný náklad
Rozšířeným omylem je také představa, že každý výdaj doložený fakturou je automaticky daňově uznatelný.
Není.
Pro daňové posouzení je rozhodující především souvislost výdaje s podnikatelskou činností společnosti a dosažením, zajištěním nebo udržením jejích zdanitelných příjmů.
Doklad sám o sobě tuto souvislost neprokazuje.
Podnikatel by si měl u každého spornějšího výdaje položit jednoduchou otázku:
Souvisí tento náklad skutečně s činností společnosti?
Problémy často vznikají například u soukromých nákupů placených firemní kartou, cestování, elektroniky, automobilů nebo výdajů, které mají současně osobní využití.
DPH se neřeší až při vystavení faktury
U DPH se mnoho chyb objeví proto, že podnikatel začne správný režim řešit až ve chvíli, kdy chce vystavit fakturu.
Jenže způsob zdanění často závisí už na konstrukci celé transakce.
Důležité může být například:
- kdy dochází k uskutečnění plnění,
- zda zákazník platí zálohu,
- zda jde o několik dílčích plnění,
- kde se nachází zákazník,
- zda je zákazník podnikatel nebo spotřebitel,
- zda jde o zboží nebo službu,
- ve kterém státě je místo plnění.
Pokud obchodní smlouva tyto otázky řeší nejasně, může vzniknout problém při fakturaci i při samotném přiznání DPH.
Správná otázka proto často nezní pouze „Jak mám vystavit fakturu?“, ale spíše „Jak máme správně nastavit celou transakci?“.
Zahraniční služby jsou častou pastí
Digitalizace znamená, že dnes má téměř každý podnikatel vztah se zahraničním dodavatelem, i když si to neuvědomuje.
Typickými příklady jsou služby:
- ChatGPT,
- Microsoft,
- Google Workspace,
- Canva,
- Adobe,
- Meta Ads,
- LinkedIn Ads,
- cloudová úložiště,
- další SaaS a reklamní platformy.
Platba firemní kartou za online předplatné může představovat přijetí služby od společnosti se sídlem v jiném členském státě EU nebo mimo Evropskou unii.
To může mít přímé důsledky pro DPH.
Neplátci může například vzniknout povinnost registrace jako identifikovaná osoba. Následně musí přiznat českou DPH u příslušné přeshraniční služby.
Proto by podnikatel měl účetní informovat o zahraničních online službách stejně jako o jakémkoli jiném zahraničním dodavateli.
Faktury za online služby často nikdo nepředá účetní
Další problém je velmi praktický.
Faktura za tradiční službu obvykle přijde e-mailem. U některých online platforem ji ale musí uživatel stáhnout přímo z administrace svého účtu.
Podnikatel zaplatí kartou a službu dál používá, ale účetní dostane pouze transakci z banky.
Chybí jí faktura a informace o tom:
- kdo službu poskytl,
- ze které země,
- s jakým DIČ,
- za jaké období,
- v jakém režimu DPH.
To může vést k nesprávnému přiznání DPH nebo úplnému přehlédnutí registrační povinnosti.
Proto je vhodné mít interní proces, v rámci kterého se faktury z online platforem pravidelně stahují a předávají účetní.
Finanční správa může o transakci vědět dříve než účetní
U přeshraničních transakcí funguje mezinárodní výměna daňových informací.
Pokud například dodavatel z jiného členského státu EU uvede českého podnikatele ve svém souhrnném hlášení jako příjemce služby, česká Finanční správa může tuto informaci porovnat s údaji, které má k dispozici od českého podnikatele.
Pokud se data neshodují, může správce daně podnikatele kontaktovat.
V praxi se používá také takzvané daňové echo, tedy neformální upozornění na možný nesoulad s možností situaci napravit.
Jestliže se zpětně zjistí, že podnikateli vznikla povinnost registrovat se jako identifikovaná osoba a odvést DPH z dříve přijatých zahraničních služeb, může být nutné napravit situaci za předchozí období.
K samotné dani se následně mohou přidat úroky a další sankce.
Při dovozu zboží nestačí zahraniční faktura
Podobný problém vzniká při dovozu zboží ze zemí mimo Evropskou unii.
Podnikatel předá účetní fakturu dodavatele a předpokládá, že to stačí.
Pro správné účetní a daňové zachycení dovozu je však potřeba také celní dokumentace, dnes zpravidla v elektronické podobě.
Z celního dokladu účetní získává údaje nutné pro:
- správné vykázání dovozu,
- DPH při dovozu,
- případné clo,
- uplatnění nároku na odpočet DPH.
Bez těchto dokumentů nelze dovoz správně zaúčtovat.
Navíc spolu komunikují celní a daňová správa. Informace o proclených zásilkách se proto mohou dostat k finančnímu úřadu nezávisle na údajích v účetnictví společnosti.
V praxi se stává, že se účetní o dovozu dozví až ve chvíli, kdy finanční úřad upozorní na rozdíl mezi celními daty a přiznáním k DPH.
Největší chyby vznikají před samotným účtováním
Účetnictví není jen evidence toho, co už se stalo.
U dobře řízené společnosti má být součástí rozhodování.
Pokud podnikatel plánuje větší investici, financování, nový typ služby, zahraniční obchod, změnu vlastnické struktury nebo například zaměstnání první osoby, je často levnější konzultovat účetní a daňové dopady předem.
Oprava hotové transakce bývá složitější, dražší a někdy už ani není možná.
Co by měla malá firma dělat průběžně
Praktické minimum není složité.
Firma by měla důsledně oddělovat osobní a firemní finance, pravidelně předávat účetní dokumenty a informovat ji o významnějších obchodních změnách ještě před jejich uskutečněním.
Zvláštní pozornost si zaslouží zahraniční služby, online předplatná, dovoz zboží, nové smluvní modely a transakce mezi společností a jejím vlastníkem.
Dobře nastavené účetnictví totiž neslouží pouze k tomu, aby firma splnila povinnost vůči finančnímu úřadu. Dává majiteli průběžný přehled o tom, kolik firma vydělává, kolik jí dluží zákazníci, jaké má závazky a zda má dostatek peněz na další provoz.
Klíčové body
- S.r.o. je samostatná právnická osoba a její majetek není osobním majetkem společníka.
- Firemní účet a pokladna by neměly sloužit pro soukromé výdaje vlastníka.
- Společník a jednatel jsou dvě odlišné role s rozdílnými právy a povinnostmi.
- Účetního je vhodné zapojit ještě před větší investicí, zahraniční transakcí nebo změnou obchodního modelu.
- Samotná faktura neznamená, že je výdaj automaticky daňově uznatelný.
- Online služby od zahraničních dodavatelů mohou vyvolat povinnosti v oblasti DPH a registrace identifikované osoby.
- Při dovozu zboží ze třetích zemí je vedle faktury potřeba také příslušná celní dokumentace.
- Pravidelně aktualizované účetnictví pomáhá řídit firmu, nejen plnit povinnosti vůči státu.
Pokud potřebujete nastavit účetnictví, DPH nebo interní finanční procesy tak, aby odpovídaly skutečnému fungování vaší společnosti, tým 360WEDO se této oblasti dlouhodobě věnuje.
Zdroj: