Náklady na reprezentaci patří mezi oblasti, ve kterých podnikatelé často chybují. Výdaj může mít z pohledu firmy jasný obchodní smysl, podpořit vztahy se zákazníky nebo přispět k získání zakázky, a přesto nemusí být daňově uznatelný.
Typicky jde o občerstvení, obchodní obědy, dárky nebo jiné plnění poskytované obchodním partnerům. Český zákon o daních z příjmů však pro tuto kategorii stanoví zvláštní pravidla. Samotná souvislost s podnikáním proto nestačí.
Co jsou náklady na reprezentaci
Daňové zacházení s náklady na reprezentaci upravuje § 25 odst. 1 písm. t) zákona o daních z příjmů.
Podle tohoto ustanovení nejsou náklady na reprezentaci daňově uznatelným výdajem. Zákon mezi ně výslovně řadí zejména:
- občerstvení,
- pohoštění,
- dary.
Nejde však o úplný seznam.
Podle soudní praxe mohou být za reprezentaci považovány také jiné výdaje obdobného charakteru, zejména pokud jsou určeny k bezprostřední spotřebě nebo osobnímu prospěchu konkrétního obchodního partnera či jiné osoby.
Typickým příkladem je pracovní oběd s klientem.
Firma může během schůzky skutečně dohodnout novou zakázku a náklad na restauraci může mít z obchodního hlediska jasný význam. Ani tato souvislost však automaticky neznamená, že bude účet za oběd daňově uznatelný.
Proč nestačí, že výdaj souvisí s podnikáním
Podnikatelé se někdy odvolávají na obecné pravidlo v § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů.
To umožňuje uplatnit výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
Toto pravidlo ale neplatí bez omezení.
Pokud zákon pro konkrétní druh nákladu stanoví zvláštní režim, má toto speciální ustanovení přednost.
Jestliže tedy výdaj svou povahou představuje reprezentaci podle § 25 odst. 1 písm. t), nepomůže argument, že bez obchodního oběda, firemní akce nebo dárku by firma například nezískala zákazníka.
Výdaj může být z obchodního hlediska účelný, ale z hlediska daně z příjmů zůstane nedaňový.
Typické příklady nákladů na reprezentaci
Mezi běžné náklady na reprezentaci patří zejména jídlo, nápoje a dárky poskytované obchodním partnerům.
V praxi sem mohou spadat například:
- obědy a večeře s klienty,
- občerstvení při obchodních jednáních,
- catering pro obchodní partnery,
- recepce a společenské akce pro klienty,
- dárkové koše,
- některé dárkové poukazy,
- další plnění určená k osobní spotřebě konkrétních osob.
U větších klientských akcí je potřeba posuzovat skutečný charakter jednotlivých služeb.
Pokud akce obsahuje občerstvení, zábavní program, ubytování nebo jiné služby určené převážně k osobnímu prospěchu účastníků, mohou být tyto náklady posouzeny jako reprezentace i tehdy, když má celá akce současně marketingový nebo obchodní cíl.
Dárek a reklamní předmět nejsou totéž
Zvláštní pravidla platí pro reklamní a propagační předměty.
Za dar pro účely nákladů na reprezentaci se nepovažuje předmět, který současně splňuje zákonné podmínky.
Musí:
- být označen názvem nebo ochrannou známkou poskytovatele,
- případně názvem propagovaného zboží nebo služby,
- mít hodnotu maximálně 500 Kč bez DPH,
- nepodléhat spotřební dani.
Všechny podmínky musí být splněny současně.
Pokud některá z nich splněna není, může být výdaj posouzen jako nedaňový náklad na reprezentaci.
Co může být reklamním předmětem
Typickými reklamními předměty mohou být například:
- propisky s logem společnosti,
- diáře a kalendáře s firemním označením,
- drobné kancelářské předměty,
- reklamní textil,
- jiné drobné předměty označené názvem nebo ochrannou známkou firmy.
Rozhodující není pouze hodnota předmětu. Musí mít skutečný propagační charakter a splňovat všechny podmínky zákona.
Pokud například firma nakoupí běžné dárkové koše bez svého označení a rozdá je obchodním partnerům, nepůjde pouze kvůli jejich nízké hodnotě automaticky o daňově uznatelnou reklamu.
Co se obvykle považuje za dárek
Mezi typické dary mohou patřit například:
- dárkové koše bez reklamního označení,
- poukazy na zboží nebo služby,
- některé alkoholické nápoje,
- hodnotnější předměty poskytované konkrétním obchodním partnerům.
Takový výdaj zpravidla spadá do nákladů na reprezentaci.
U konkrétního předmětu je ale vždy potřeba posoudit jeho skutečnou povahu a podmínky, za kterých byl poskytnut.
Obchodní vzorky mají jiný režim
Od reklamního předmětu je potřeba odlišit obchodní vzorek.
Jde o výrobek poskytovaný potenciálnímu zákazníkovi proto, aby se s ním mohl seznámit, vyzkoušet jeho vlastnosti nebo posoudit, zda má o daný produkt obchodní zájem.
U skutečného obchodního vzorku se nepoužívá limit 500 Kč, který platí pro reklamní a propagační předměty.
Firma ale musí být schopna doložit, že šlo skutečně o vzorek.
Nestačí pouze označit běžný dárek v účetnictví jako „vzorek“.
Je vhodné doložit například:
- druh výrobku,
- účel jeho předání,
- komu byl vzorek poskytnut,
- souvislost s obchodní nebo marketingovou činností.
Čím hodnotnější je předávaný výrobek, tím důležitější bude schopnost prokázat skutečný obchodní účel.
Firemní akce mohou být daňově problematické
Zvláštní pozornost je potřeba věnovat různým klientským akcím.
Firma může uspořádat event s cílem představit nový produkt, posílit obchodní vztahy nebo získat nové zákazníky. To ještě neznamená, že všechny náklady na akci budou automaticky daňově uznatelné.
Je potřeba rozlišovat například mezi skutečnými náklady na reklamu a službami, které poskytují osobní prospěch účastníkům.
Náklady na:
- občerstvení,
- zábavu,
- ubytování,
- další osobní benefity,
mohou mít charakter reprezentace.
Naopak jiné části akce mohou mít skutečně reklamní nebo marketingový charakter.
Proto není vždy správné zaúčtovat celý event jednou položkou jako „marketing“.
Co říká Nejvyšší správní soud
Poměrně přísný přístup k nákladům na reprezentaci dlouhodobě potvrzuje také Nejvyšší správní soud.
Příkladem je rozsudek NSS ze dne 14. prosince 2022, sp. zn. 10 Afs 113/2021-50.
Soud v tomto případě řešil firemní akci pro klienty, která zahrnovala mimo jiné zábavní program, stravování a ubytování.
Společnost argumentovala tím, že akce měla marketingový charakter a podporovala její obchodní činnost.
Soud však zdůraznil, že rozhodující je skutečný charakter poskytovaných plnění.
Samotný marketingový nebo obchodní přínos tedy nestačí k tomu, aby se výdaj stal daňově uznatelným.
Pro firmy z toho plyne praktické pravidlo: správce daně nebude posuzovat pouze to, jaký název firma výdaji přiřadila, ale především to, co bylo skutečně zakoupeno a komu bylo plnění určeno.
Nejčastější chyby podnikatelů
V praxi se opakuje několik problémů.
Prvním je zaměňování reprezentace s reklamou. Výdaj je v účetnictví označen jako marketingový, přestože ve skutečnosti jde například o občerstvení nebo dárek pro konkrétního obchodního partnera.
Další častou chybou je zahrnutí celých nákladů na klientskou akci do daňových výdajů bez rozdělení jednotlivých služeb.
Problematické bývají také dárkové poukazy, které jsou někdy nesprávně považovány za reklamní předměty.
A nakonec může vzniknout problém s dokazováním.
Firma nakoupí několik set reklamních předmětů, všechny rozdá a při případné daňové kontrole už není schopna doložit, jak předměty vypadaly, zda skutečně nesly logo nebo jinou požadovanou identifikaci a jaká byla jejich pořizovací cena.
Dokumentace je stejně důležitá jako samotný předmět
U reklamních předmětů a obchodních vzorků je vhodné uchovat dostatečné důkazy.
Může jít například o:
- objednávku,
- fakturu,
- produktovou specifikaci,
- grafický návrh reklamního předmětu,
- fotografie,
- interní evidenci distribuce,
- informace o příjemcích nebo cílové skupině.
Nemusí být vždy nutné evidovat každý jednotlivý kus a každého příjemce. Firma by však měla být schopna věrohodně doložit, co pořídila, v jaké hodnotě a za jakým účelem.
U dražších nebo méně obvyklých položek je dokumentace ještě důležitější.
Náklady na reprezentaci a DPH
Reprezentace má dopad také na DPH.
Podle § 72 odst. 6 zákona o DPH nevzniká plátci nárok na odpočet daně u přijatého zdanitelného plnění, které použije pro reprezentaci a které nelze podle zákona o daních z příjmů uznat jako daňový výdaj.
Typickým příkladem může být obchodní oběd.
Firma obdrží fakturu nebo účet s DPH, ale protože jde o náklad na reprezentaci, zpravidla si nemůže uplatnit ani odpočet vstupní DPH.
Existují však výjimky.
Dary do 500 Kč a obchodní vzorky z pohledu DPH
Zákon o DPH obsahuje vlastní pravidla.
Výjimka se vztahuje mimo jiné na plnění uvedená v § 13 odst. 7 písm. c) zákona o DPH.
Jde zejména o:
- obchodní vzorky poskytované bez úplaty,
- dary poskytnuté v rámci ekonomické činnosti, pokud jejich pořizovací cena bez DPH nepřesáhne 500 Kč.
Pravidla daně z příjmů a DPH tedy nejsou ve všech detailech totožná.
Právě proto není vhodné automaticky předpokládat, že pokud je určitý předmět správně posouzen pro účely daně z příjmů, bude jeho režim úplně stejný také u DPH.
Každou oblast je potřeba vyhodnotit samostatně.
Praktické dopady pro firmy
U nákladů na reprezentaci se podnikatelská logika často rozchází s daňovým pohledem.
Firma může mít dobrý obchodní důvod zaplatit večeři významnému zákazníkovi, uspořádat klientskou akci nebo předat obchodnímu partnerovi dárek. To však samo o sobě neznamená, že si výdaj může snížit základ daně.
Před zaúčtováním podobných nákladů je proto vhodné určit, zda jde o:
- reprezentaci,
- reklamu,
- propagační předmět,
- obchodní vzorek,
- nebo jiný běžný podnikatelský náklad.
U hraničních případů je důležité nejen správné právní posouzení, ale také dokumentace.
Účetní označení „marketing“ totiž samo o sobě před daňovou kontrolou nestačí.
Klíčové body
- Náklady na reprezentaci jsou podle § 25 odst. 1 písm. t) zákona o daních z příjmů zpravidla daňově neuznatelné.
- Typickými příklady jsou občerstvení, obchodní obědy, pohoštění a dary.
- Skutečnost, že výdaj pomohl získat zákazníka nebo zakázku, sama o sobě jeho daňovou uznatelnost nezakládá.
- Reklamní předmět může být daňově uznatelný, pokud splní zákonné podmínky včetně limitu 500 Kč bez DPH.
- Obchodní vzorky mají odlišný režim a limit 500 Kč se na ně nevztahuje.
- U klientských akcí je potřeba posuzovat skutečný charakter jednotlivých plnění.
- U nedaňových nákladů na reprezentaci zpravidla nevzniká ani nárok na odpočet DPH.
- Pravidla daně z příjmů a DPH nejsou zcela totožná, proto je nutné oba režimy posuzovat samostatně.
- U reklamních předmětů a vzorků je vhodné uchovávat dokumentaci, která prokáže jejich charakter a obchodní účel.
Pokud si nejste jistí, zda konkrétní výdaj představuje reprezentaci, reklamu nebo daňově uznatelný propagační náklad, tým 360WEDO může pomoci se správným posouzením daně z příjmů, DPH i účetního zachycení.
Zdroj:
https://www.pruvodcepodnikanim.cz/clanek/co-jsou-a-nejsou-naklady-na-reprezentaci/